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電子帳簿保存法とは?必要な対応とおすすめ商品をわかりやすく紹介

電帳法

2021年の後半に入った辺りからテレビCMやネット記事で『改正電子帳簿保存法対応』というフレーズを耳にする機会が増えた方も多くいらっしゃると思います。しかし、改正電子帳簿保存法って何?いったい何をする必要があるの?個人事業主やフリーランスの方などはとくに 疑問や不安を抱えまだ何も準備が整っていない方も少なくないと思います。この記事では、改定電子帳簿保存法の概要とその対応に最適なアイテムをわかりやすく紹介します。

1.電子帳簿保存法とは?

国税関係帳簿書類を電子データとして保存する際の要件や、電子的に授受した取引情報の保存方法などについて定めた法律です。

2.改正電子帳簿保存法(2022年1月)の内容は?

電子帳簿保存法改正の5つポイントは下記の図のように整理できます。

➀緩和(廃止)処置

・認証制度の廃止
・タイムスタンプ要件の緩和
・検査要件の緩和
・適正事務処理要件の廃止

➁義務化

・電子取引の電子データの保存義務化

2022年1月の電子帳簿保存法改正の5つのポイント

3.何をいつまでにすれば良い?

・何をする?

申告所得税・法人税に係る保存義務者(全ての事業者)は、電子取引(契約書・見積書・発注書・請求書・領収書等の授受を電子データで行う取引)の取引情報を、電子データのまま保存しなければなりません。

具体的には以下のような対応が必要です。

➀自社でPCにて作成した電子取引の電子データをそのまま電子データで保存
➁取引先からメール等で受領した電子取引の電子データをそのまま電子データで保存

 

・いつまで?

今回の改正は、2022年1月1日から施行されてます。 ただし、下記の理由から2年間(2023年12月31日まで)の猶予期間が設けられています。

・大企業であっても施行(2022年1月1日)までの間に、対応未完了(準備中)の事業者が多数いる。
・中小企業においては制度の認知が十分に進んでいない。

猶予期間中は、納税者から税務署長への手続きは不要ですが、下記の対応が必要となります。

・電子取引の取引情報の電子データを、従来と同様に書面で出力し保存しておく。
・税務調査があった場合、税務職員に対し『社内のワークフロー整備が間に合わなかった』や『今後、保存に係るシステムを整備する意向を有している(現時点で未整備)』などその事情を口頭で回答する。

猶予期間により2年間の準備期間は出来ましたが、全事業者において2024年1月1日に向けて、電子取引の電子データ保存環境の準備が必須であることに変化はありません。

4.電子取引の電子データ保存環境の準備を始めましょう!

データ保存環境・保存システムという言葉を聞くと、大掛かりな対応を想像するかと思いますが、まずはPC内蔵のハードディスクから、外付けのストレージ(光ディスクやハードディスク等)にデータを移行する事から始めましょう。

今後も増え続ける電子データを、業務に使用するPC内蔵ハードディスクにため込んでいくと、PCの故障で電子データを失ってしまう恐れがあります。また、PC内蔵ハードディスクの容量が少なくなると、PC上での作業にも悪影響が出てくることが多々あります。

保管が必要なデータをPCから外付けのストレージ(光ディスク・ハードディスク等)に移行することで、上記のリスクからデータを守ることができます。 外付けのストレージであれば、USBポートに接続するだけでPCに接続可能で、特別な知識を必要としないので、一番簡単で安価な環境整備と言えます。

5.データ保存にはUSB接続の光ディスクドライブがおすすめ

外付けストレージには光ディスク、ハードディスク、テープ(LTO)、フラッシュメモリーなど様々な種類があります。それぞれ特徴があり目的によってメリット・デメリットがあります。今回のデータ保存という目的において一番おすすめなのが光ディスクになります。おすすめする主な理由は以下のとおりです。

・記録用のハードウェア(ドライブ)と保管データ(ディスク)が独立している為、ハードウェアの故障でデータを失う可能性が無い。
・光ディスクは、一般的なオフィス環境で保存や閲覧が可能。
・汎用的なフォーマットを採用している為、将来的な再生環境確保が他のストレージより有利。
・光ディスクは水に濡れたり、静電気によってデータが壊れることがない。
・追記型の光ディスクでは記録データの削除や改ざんができない。
・データ廃棄時はディスクを割るなどして壊してしまえばデータ流出の危険性はない。

とくに、独自開発の記録膜に加えディスク構造にもこだわり高耐久性を実現したM-DISC(BD)は、数百年にわたってデータの保存が可能と言われていて、大切なデータを長期にわたって保存するのにおすすめです。M-DISC(BD)の主な特長は以下のとおりです。

・独自の金属酸化物記録膜MABL™を採用し、記録層の劣化を抑え長期保存を実現。
・湿度や熱に強い高硬度チタンで基板内部への水分侵入を防ぎ高精度記録、長期保存を実現。
・キズを復元する独自材料を採用したカバーコートとキズ、ホコリ、指紋に強く記録層を守るハードコートを基板端面まで延長し記録層の保護を実施。

M-disc

6.光ディスクなら信頼性の高いパイオニア製ドライブがおすすめ

パイオニアは光ディスクの前進であるレーザーディスクから光ディスク関連製品の開発に携わって来ました。光ディスクにおいても各種規格の制定メンバーとなり業界をサポートし続けています。 また、ドライブの生産においては光ピックアップから本体までを自社で設計・生産し徹底した品質管理と信頼性の向上に努めています。

その高い品質が評価され、パイオニアのドライブは産業設備やデータサーバーなどに用いられる業務用機器においても採用されています。 そうした業務用ドライブの中には、光ディスクを利用したアーカイブに関するJIS規格であるJIS X6257(JIS Z6017)に準拠したドライブもラインナップしています。

7.まとめ

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、電子取引情報を、電子データのまま保存しなければなりません。電子取引データのような重要なデータを保存するには、外付けストレージがおすすめです。さらに光ディスクに保存することで、データが消失リスクを抑えることができます。光ディスクドライブを検討する際には、実績があり一貫設計・生産して品質が安定しているパイオニア製ドライブが安心です。

またパイオニア公式通販サイトでは、電子帳簿保存法への対応を検討している方に、取引データのような重要なデータを安心に保存できる、M-DISCと外付けBDドライブのセット商品がお得な価格で販売中です。 ぜひ、参考にしてみてください。

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記録精度を高めるパイオニア独自機能である「ディスク共振スタビライザー」を搭載した、高倍速記録モデル。
・高倍速記録時においても高い記録精度を実現
・M-DISC BD-R DLのディスク仕様である6倍速を越えた、8倍速記録が可能

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米国Millenniata社が開発した記録メディアで、耐久性を高めたブルーレイディスク
・光・熱・湿度などによる経年劣化に強く、数百年にわたってデータの保存が可能
・一般的なドライブで再生可能なため、保存義務のある重要データの保存に最適